Privatlivspolitik for ansøgere vedr. støtte til almennyttige projekter og events

Politikken skal beskrive, hvorledes Velliv Foreningen indsamler og behandler personoplysninger, som foreningen kommer i besiddelse af i forbindelse med prækvalifikationer og ansøgnin-ger om støttemidler til brug for almennyttige projekter og events, hvis formål er at fremme den mentale sundhed.

1   Behandling af personoplysninger

Denne privatlivspolitik gælder, når du ansøger om støtte til et almennyttigt projekt, herunder også støtte til et event afholdt i forbindelse med Danmarks Mentale Sundhedsdag. I den forbindelse indsamler og behandler Velliv Foreningen som dataansvarlig en række personoplysninger, som du oplyser via ansøgningsportalen. Denne privatlivspolitik indeholder information om behandlingen af de personoplysninger og opdateres løbende. Du vil til enhver tid kunne finde den seneste opdaterede privatlivspolitik her på vores ansøgningsportal.

2   Kategorier af personoplysninger og formål med behandlingen

Hvis du indsender en anmodning om prækvalifikation eller ansøgning om støtte til et almennyttigt projekt til fremme af mental sundhed indsamler og behandler Velliv Foreningen følgende oplysninger om dig:

-          Kontaktinformation, herunder navn, e-mailadresse og tlf.nr.

-          Oplysninger om arbejdsgiver/arbejdsplads, hvor projektet eller eventet ønskes gennemført 

-          Beskrivelse af det projekt eller event, som der søges om støtte til

-          Bankkontooplysniger

-          Besvarelse af efterfølgende evaluering

Personoplysningerne behandles til følgende formål:

  • Foreningens administration og vurdering af anmodning om prækvalifikation eller ansøgninger om støtte
  •  Kommunikation med ansøgere i forbindelse med prækvalifikations- og ansøgningsprocessen
  • Udbetaling af bevilgede støtte midler til de godkendte ansøgere
  • Overholdelse af lovgivningsmæssige forpligtelser, herunder med henblik på bogføring og regnskabsaflæggelse samt overholdelse af databeskyttelseslovgivningen
  • Efterfølgende kommunikation med henblik på evaluering for at vurdere effekten af fondens støtte og eventuel anden opfølgning, f.eks. med henblik på formidling af fondens indsatser  

3   Kilder og frivillighed

Når vi indsamler personoplysningerne direkte fra dig til brug for prækvalifikations- og ansøgningsprocessen, giver du os personoplysningerne frivilligt. Du er ikke forpligtet til at give os personoplysningerne. Konsekvenserne af ikke at give os oplysningerne vil alene være, at vi ikke kan behandle din anmodning om prækvalifikation eller din ansøgning om støtte, og du eller din arbejdsplads vil således ikke kunne komme i betragtning.

4   Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger

Når vi indsamler og behandler dine personoplysninger til brug for prækvalifikations- og ansøgningsprocessen, er det nødvendigt for os at behandle disse oplysninger for at varetage vores legitime interesse i at kunne vurdere anmodninger og ansøgninger med henblik på at tildele støttemidler til de mest relevante og i at kunne overholde gældende lovgivning. Denne behandling er således baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med efterfølgende kommunikation, er det nødvendigt for os at behandle disse oplysninger for at varetage vores legitime interesse i at kunne vurdere effekten af fondens støtte. Denne behandling er således også baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Hvis du besvarer vores efterfølgende evaluering, indsamler og behandler vi din besvarelse på baggrund af dit samtykke. Denne behandling altså baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Trækker du samtykket tilbage, vil det dog ikke påvirke lovligheden af vores indsamling og behandling forud for tilbagekaldelsen af samtykket.

5   Videregivelse og deling af personoplysninger

Hvis vi bevilger støtte, videregiver vi alene kontooplysninger og oplysning om det tildelte beløb af støttemidler til vores pengeinstitut. Vi videregiver ikke andre af dine personoplysninger til tredjeparter, ligesom vi ikke deler eller overfører oplysningerne til modtagere i lande udenfor EU/EØS. Dine personoplysninger vil alene blive delt med vores databehandlere, herunder f.eks. Velliv, Pension & Livsforsikring A/S, som hjælper os med administrative opgaver, og Statens Institut for Folkesundhed, som hjælper os med den efterfølgende evaluering.

6   Opbevaringsperiode

Hvis vi giver afslag på en anmodning om prækvalifikation eller en ansøgning om støtte til Danmarks Mentale Sundhedsdag, opbevarer vi personoplysningerne i 12 måneder efter, at vi har givet afslaget. Hvis vi giver afslag på andre ansøgninger om støtte, opbevarer vi personoplysningerne i 3 år efter, at vi har givet afslaget.

Hvis vi bevilger støtte, opbevarer vi oplysningerne i 5 år efter projektets slutdato.

Hvis du besvarer en efterfølgende evaluering eller deltager i anden opfølgning, opbevarer vi din besvarelse i 1 år efter, at du givet os din tilbagemelding.

7   Dine rettigheder

Du har – med den gældende databeskyttelseslovgivnings begrænsninger - følgende rettigheder:

-          Retten til indsigt i personoplysningerne

-          Retten til at få berigtiget ukorrekte personoplysningerne

-          Retten til at få slettet personoplysningerne

-          Retten til at få begrænset behandlingen af personoplysningerne

-          Retten til at trække dit samtykke tilbage

Ret til indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesser

Du har ret til at - af grunde, der vedrører din særlige situation - at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor det juridiske grundlag er vores legitime interesser. Hvis du gør indsigelse, må vi efterfølgende ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre vi påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Endeligt har du også ret til at klage til en kompetent tilsynsmyndighed, som f.eks. Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

8   Sikkerhed

Velliv Foreningen lægger stor vægt på, at alle personoplysninger behandles fortroligt, og at oplysningerne kun behandles af medarbejdere, der er instrueret i, hvordan personoplysninger skal behandles for at undgå, at dine personoplysninger tilintetgøres, misbruges eller kommer uvedkommende i hænde.

Det er essentielt for Velliv Foreningen, at alle medarbejdere, som arbejder med personoplysninger, har den fornødne viden om, hvordan personoplysninger skal behandles i forhold til kravene i lovgivningen samt i henhold til Velliv Foreningens principper og værdier på området. Velliv Foreningen uddanner og træner derfor kontinuerligt medarbejdere i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.

Endeligt følger Velliv Foreningens arbejde med informationssikkerhed ISO27001/2-standarden, som et anerkendt rammeværktøj og en international fælles metodik til styring og ledelse af informationssikkerhed.

9   Kontakt

Hvis du har  spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, kan du rette henvendelse til:

Velliv Foreningen

Cvr-nr. 36741422
Lautrupvang 10
2750 Ballerup
Tlf.: 22 60 07 12
Mail: info@vellivforeningen.dk

 

Denne privatlivspolitik er senest opdateret: 23. marts 2020